نامه استعفا نامه‌ای است که فرد برای اینکه از شغل خود استعفا دهد تنظیم کند و به مدیر مجموعه‌ای که در آن مشغول است تقدیم کند.
استعفا دادن از شغل ممکن به دلایل مختلفی باشد و برخی از افراد ترک شغل را پلی برای پیشرفت خود بدانند اما مهم‌ترین مسئله در استعفا دادن نوشتن نامه استعفا به شکل صحیح است.
انتخاب روش اشتباه برای نوشتن نامه استعفا و روند درخواست استعفای شما ممکن است دچار مشکل شود در صورتی که اگر نامه استعفا به شکل صحیح تنظیم شده باشد استعفای شما در کمترین زمان ممکن انجام شود.
یکی از نکات مهم دد نوشتن نامه استعفا این است که هدف خود را از استعفا به صورت کامل در نامه ذکر کنید تا روند استعفا شما به موفقیت انجام شود.
در این مطلب می‌خواهیم درباره نامه استعفا و نحوه نوشتن نامه استعفا اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهیم با ما همراه شوید.
یادداشت دو هفته چیست؟
یادداشت دو هفته در واقع همان استعفا نامه است این نامه یک نامه رسمی است که محتوای آن نشان می‌دهد شما قصد دارید شغل خود را ترک کنید و شما اعلام می‌کنید که فقط دو هفته دیگر وظیفه این شغل را برعهده دارید و مطابق با این یادداشت شما آخرین روز کارتان را حداقل دو هفته و حداکثر یک ماه دیگر مشخص کرده اید.
دو هفته زمان برای ادامه همکاری یک زمان استاندار است اما شرایط را باید بسنجید گاهی اوقات قرارداد کاری و توافق نامه‌ای است که با وجود شما پیش خواهد رفت بنابراین باید مدت زمان بیشتری در محل کار خود حضور داشته باشید.
اهمیت نوشتن نامه استعفا
قبل از نوشتن نامه استعفا شما باید به خوبی درباره استعفا خود فکر کرده باشید و تصمیم قطعی را بگیرید، استعفا دادن علل متعددی دارد که می‌تواند شامل فشار کاری، استرس بالای کار، تغییر شغل یا پیدا کرون شغل با درآمد بیشتر باشد.
پس از اینکه فرد مطمئن شد که قصد استعفا و ترک کار خود رو دارد باید به رئیس خود اطلاع دهد، سپس برای نوشتن یک نامه استعفا اقدام کنند. البته لازم به ذکر است که برای نوشتن استعفا نامه استرس و عجله نداشته باشید که بخواهید فورا نامه را بنویسید و کار خود را ترک کنید زیرا استعفا نامه باید به صورت اصولی باشد تا مورد قبول کارفرما قرار بگیرید.
چرا باید استعفا نامه بنویسم؟
حال شاید این سوال برای شما مطرح شود که چرا باید استعفا نامه رو بنویسم؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که نوشتن استعفا نامه دلایل مختلفی دارد که در این بخش مهم‌ترین آن‌ها را بیان خواهیم کرد.
- رسمیت بخشیدن به فرایند ترک کار: نامه استعفا یک سند رسمی است که نشان می‌دهد شما به صورت رسمی قصد ترک شغل خود را دارید و انجام این کار از لحاظ حقوقی و اداری ضروری است.
- اطلاع به رئیس مجموعه: با نوشتن استعفا نامه رئیس شما از تصمیم شما مطلع خواهد شد و می‌توانید برنامه ریزی‌های لازم برای جایگزینی شما و انتقال وظایف انجام دهد.
- ثبت دلایل ترک کار: در نامه استعفا باید به صورت مختصر دلایل ترک کار خود را بیان کنید این کار می‌کند به بهبود شرایط کار برای سایران همکاران کمک کند.
- ایجاد مستندات رسمی: داشتن یک نامه استعفا در پرونده شما می‌تواند به عنوان مستند رسمی برای ترک کار مورد استفاده قرار بگیرید مثلا اگر توانستید زمان دقیق ترک کار را برای مجموعه دیگر اثبات کنید.
- حفظ روابط حرفه ای: نوشتن یک نامه استعفا محترمانه نشان دهنده حرفه‌ای بودن شماست و می‌تواند به حفظ روابط خوب با رئیس و همکارانتان کمک کند.
- رعایت اصول اخلاقی: ترک ناگهانی کار بدون اطلاع رسانی به رئیس مجموعه باعث بروز مشکلات زیادی می‌شود، با نوشتن نامه استعفا شما اصول اخلاق حرفه‌ای را رعایت کرده اید و به رئیس خود فرصت می‌دهید تا برنامه ریزی لازم را انجام دهد.
با بخش‌های اصلی نامه استعفا آشنا شویم!
استعفا نامه یک نامه رسمی است که برای اعلام ترک شغل استفاده می‌شود بخش‌های اصلی استعفا نامه محترمانه به شرح زیر است:
- تاریخ
در بالای نامه تاریخ ارسال را بنویسید.
- موضوع نامه
موضوع استعفا نامه خود را با یک جمله کوتاه بیان کنید به طور مثال استعفا از سمت مدیر مالی.
- مقدمه
با یک مقدمه محترمانه شروع کنید، به طور مثال با احترام به استحضار می‌رساند.
- بدنه اصلی
- دلیل استعفای خود را به صورت مختصر و محترمانه بیان کنید نیازی به ذکر جزئیات نیست.
- زمان دقیق ترک کار را مشخص کنید به طور کلی دو هفته یا یک ماه زمان مرسوم برای اعلام استعفا است.
- از کارفرما و همکاران برای مدت زمانی که در کنارشان بودید و همکاری داشتید تشکر کنید.
- بخش پایانی نامه
آمادگی خود را برای کمک در فرایند انتقال کار اعلام کنید مثلا در این مدت آماده همکاری برای انتقال وظایف به همکار جدید هستم.
و با یک جمله محترمانه نامه را به پایان برسانید مثلا با احترام و آرزوی موفقیت برای شما.
- امضا
در پایان، نامه را امضا کرده و نام خود را بنویسید.
چگونه نامه استعفا بنویسم؟
در قسمت فوق با بخش‌های اصلی نامه استعفا آشنا شید و یک نامه استعفا باید بر اساس این بخش‌ها تنظیم شود.
متن استعفا یکی از مهم‌ترین مسائل در روند درخواست استعفا است، متن استعفا نامه باید مودبانه و صریح باشد متن استعفا خود را باید به گونه‌ای تنظیم کنید که مدیر منابع انسانی را تحت تاثیر قرار بدهد.
برای نوشتن نامه استعفا شما باید مطابق با چهار چوبی که بالا بیان کردیم تاریخ، موضوع نامه، مقدمه، بدنه اصلی، بخش پایانی نامه و امضا را در نامه ذکر کنید.
مهم‌ترین بخش استعفا نامه بدنه اصلی که شما باید در این بخش دلایل خود را برای استعفا به شکل مختصر و مفید بیان کنید.
نکات مهم قبل از نوشتن نامه استعفا
هنگامی که تصمیم قطعی خود را برای ترک شغل خود گرفتید باید کارهایی را انجام دهید که در این بخش می‌خواهیم آن‌ها را بیان کنیم که شامل موارد زیر می‌شود:
- میز و کامپیوتر خود را تمیز کنید.
پرونده‌هایی را که می‌خواهید به صورت آنلاین یا آفلاین ذخیره و کپی کنید؛ زیرا ممکن است بعد استعفا به کامپیوترتان دسترسی نداشته باشید یک نسخه از تمام چیزهایی که نیاز دارید را قبل از نوشتن نامه استعفا کپی کنید.
- قبل از درخواست استعفا یک چک لیست تهیه کنید.
هنگامی که از شغل خود استعفا می‌دهید مهم است که یک چک لیست تهیه کنید آن‌ها را بررسی کنید که شامل مزایا، تعطیلات اضافی، برنامه‌های بازنشستگی، مراجع ذیصلاح احتمالی می‌شود.
و هر چیزی که در امور مالی مهم است را بخاطر چک حقوقی بررسی کنید.
- با همکاران خود خداحافظی کنید.
در قالب یک ایمیل یا پیام از همکارانی که از شما حمایت کردند و کسانی که در دوست دارید در آینده با آن‌ها ارتباط داشته باشید یادداشتی به مضمون خداحافظی بگذارید.
- برای مصاحبه خروج خود را آماده کنید.
ممکن است از طرف شرکت از شما خواسته شود که قبل از استعفا کامل و ترک شغل در یک مصاحبه شرکت کنید در این مصاحبه سوالاتی در خصوص دلایل استعفا و روند کاری از شما پرسیده می‌شود.
چند نمونه استعفا نامه
در این بخش از مقاله می‌خواهیم چند نمونه استعفا نامه ارائه دهیم تا شما با نمونه‌های مشابه استعفا نامه آشنا شوید.
نمونه 1
جناب آقای/ سرکار خانم …..
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رسانم اینجانب …. که از تاریخ … در واحد … مشغول به کار بودم، از تاریخ … و بنا به پاره‌ای دلایل قادر به ادامه همکاری نیستم.
از اینکه فرصت همکاری با جنابعالی و شرکت … را در این مدت داشتم بسیار خوشحالم و امیدوارم حضور من در سازمان مثمر ثمر بوده باشد.
خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت با درخواست اینجانب اتخاذ کنید.
پیشاپیش از حسن نیت و توجه شما کمال تشکر را دارم و برای شما آرزوی توفیق روزافزون می‌کنم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ
نمونه 2
بسمه تعالی
مدیریت محترم شرکت ….
جناب آقای ….
سلام علیکم
احتراما به استحضار جنابعالی می‌رساند اینجانب …. فرزند …. به شماره پرسنلی …. با سمت …. بنا به دلایلی که در ادامه نامه ذکر می‌گردد، از تاریخ …. خواهان استعفا از این شرکت می‌باشم. لذا خواهشمندم در صورت موافقت دستور فرمایید اقدامات لازم در این زمینه مبذول گردد.
دلایل:
- ….
- ….
- ….
با تشکر از جنابعالی و کلیه همکاران
نام و نام خانوادگی
امضاء
نمونه 3
بسمه تعالی
مدیرعامل محترم ….
جناب آقای ….
موضوع: درخواست استعفا از شرکت
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار مقام محترم می‌رساند اینجانب …. به شماره کارمندی …. به شماره شناسنامه …. از تاریخ …. در این شرکت با سمت …. در واحد …. مشغول به کار می‌باشم و به دلایل شخصی تقاضای استعفای خود را از تاریخ …. به حضور محترم جنابعالی اعلام می‌کنم. در این مدت از بسیاری از آموزش‌ها بهره‌مند شده‌ام و امیدوارم همکاری اینجانب برای این سازمان مثمر ثمر بوده باشد.
خواهشمند است در صورت موافقت با استعفای بنده، دستورات لازم را به اداره کارکنان اعلام دارید. همچنین در صورت آموزش به فرد جدید در این شغل اعلام آمادگی می‌کنم.
از توجه و حسن نظر جنابعالی نهایت تشکر و قدردانی را دارم و برای شما آرزوی توفیق روز افزون را از درگاه خداوند خواستارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
امضاء
کلام آخر
به پایان این مطلب رسیدیم امید است اطلاعاتی که در خصوص نامه استعفا و نحوه نوشتن نامه استعفا در اختیار شما قرار دادیم مفید باشد چنانچه در این خصوص نیاز به کسب اطلاعات بیشتری دارید می‌توانی از کارشناسان ما کمک بگیرید.